新闻发言人在危机发生时在发布会的策划需做哪些准备工作呢？具体来讲，包括以下几个方面：
        1. 思想上的准备。思想上的准备要求对公众关心的问题要考虑周全，并给予合理的解释和圆满的答复。做好新闻发布会的彩排工作。
        2. 新闻发言人能够清楚地表明企业的立场，准确清晰地对事件进行陈述，机智对付记者的穷追猛打。在出现尖锐的问题时，能避免陷入无法招架的局面。引导现场气氛，借助媒体，能够将危机事件引导到有利于企业的方向去。
        3. 确定对外公布的信息，准备新闻稿。新闻稿应注意以下几个方面：标题要表明立场，旗帜鲜明；内容要完整清晰， 能将危机事件的真相交代清楚；注意多用事实说话，不要辩解；明确将要采取的不久措施；不发布猜测和不准确的消息；不要使用行话或行业术语，要用清晰的大众语言向公众表达；要标明新闻发言的联系方式。

        4. 不要企图回避媒体。 一般来讲，作为危机事件的焦点，媒体肯定会穷追不舍。不要企图回避媒体，保持统一的口径。不是指定的发言人不得接受采访，而是礼貌地告诉新闻发言人的联系方式。总机接待员不得主动向外界提供信息，而是在了解电话的性质后，将此类电话转接给相关部门或人员。企业内部所有人员都应对记者的电话和询问保持良好的态度。不要用独家新闻。否则会激起其他记者的不公平感。对外新闻发布办公室应实行24小时工作制，防止危机事件中由于传播失控所造成的真空。必须确保新闻发布机构始终能得到最新的信息以及了解企业为了解控制危机事件而正在采取的措施。坦诚自己的不良行为，并采取积极的纠正措施。假如事实被别人所揭露，那么就将有损于企业的信誉。
        5. 渠道探听。提供完整的信息和背景资料，以免媒体产生猜测或从其他渠道获取信息。企业管理者不要攻击竞争对手，不要发布不准确的消息。否则将不仅会损害企业自身的形象，还会给自己惹上不必要的麻烦。

       大相认为值得企业的管理者关注的是，媒体在报道企业危机事件的时候，没有义务按照你的理解和希望去确定报道角度或重点，或者说是有可能不准确的语言描述背离了企业所表达的内容。在类似这种情况出现时，企业管理者一定不要去怒气冲冲地责问记者，否则会激怒记者，不利于事情的解决。
       疏于沟通，丧失主动必导致步步被动。通常情况下，就处理企业危机事件来说，“沟通”是贯穿所有重要环节的核心，也是危机事件最终得以解决的关键所在。
企业在危机事件发生后，往往是不可“管控”的。而所谓的危机管理，主要是针对危机事件的发生和演变进行沟通，继而采取相应的措施。所以，在应对突发性时间的时候，及时地沟通——而非整套的危机管理方案，是真正解决难题的关键。完全可以说，没有及时、有效的沟通，即便你的计划再完美，最终也会因为无法实施而失去价值。

       当然，抓住解决危机事件的实际也是非常关键的。然而，假如沟通不当，就会使危机事件的负面影响不断扩大。更何况媒体的传播渠道日渐丰富，这也大大地增强了企业处理危机事件的难度。
       任何一家企业在面对危机事件时都是十分脆弱的。当你的企业要进行危机沟通时，企业的危机管理者切记，一下几个方面是不应该做的：
        一、采取鸵鸟政策。企业的危机管理者希望没有人知道这件事，并始终迎合那些向自己提建议的人，不采取任何措施，不及时作出反应。
        二、陷入被动回应的模式，不采取积极主动姿态。成功的企业危机管理者都知道这样一句话，一篇消极的文章能突然间肢解你的企业。在消极的文章见报后，管理者发表声明回应，接着，另一篇文章出笼，管理者又需要发表另一篇声明。一时间，管理者招来了公众的辩驳，这是一个双输（相对于双赢）的处境。而管理者也许认为自己干了一件十分有意义的工作，好像自己是一个极力为自己辩护的罪人。

        三、使用大众不能理解的语言。企业的危机管理者往往习惯于使用行话过时的首字母缩写，令大众迷惑不解。这种自以为是的方式只会使危机事件变得更加糟糕。对大多数公众和服务于他们的媒体而言，这些行话和首字母缩写只会引起他们的疑问：这是什么？因为他们不是某领域的专家。
        四、使用“最好的猜测”来评估危机事件招致的损失“啊，天啊，我们处在头版头条位置，我们被彻底毁掉了！”企业管理者或许刚刚惹出了一场大祸，或许仅仅是惹出了小祸。他拒绝了花一小块时间或小数额的费用悄悄地调查自己最重要的受众想法，并调查他们的想法是否与媒体的观点相一致。最终，情形可能会变得更糟糕。
        五、在危机事件公开后才着手处理。这与上面的第一项有着很大的关联。即使管理者决定不采取鸵鸟政策，但却不做任何准备，放任危机事件的进一步扩大。事实上，在危机事件公开之前，管理者仍然有其他的积极选择。例如，可以研究甚至测试一些事先计划好的重要信息，进行及时可靠的信息沟通。

        六、让自己的声誉为自己说话。“难道不是每个人都认为我们很重要吗？”企业管理者或许会抱怨。他们自以为是商场上的巨人,而消费者是从来不吃任何商场巨人那一套的公众的一员。管理者最终注定要失败。
        七、视媒体为自己的敌人。以各种方式告诉记者，有些管理者认为媒体在报道你企业的时候十分糟糕，不愿意再与媒体进行谈话了。或者在大众论坛上说媒体的坏话，给其发讨厌的传真，然后坐下来，独自欣赏。最终导致的结果只能是：媒介十分愤怒，并把这种情绪宣泄在企业的报道中；或者是，媒介嘲笑自己所看到的一切，并确信企业的管理者一无是处。
        八、重复地做同样的事情，期待不同的结果。当管理者最后一次遭遇消极的新闻报道时，不再回复媒体的电话。最后，接踵而至的是企业的观众和企业内外部对管理者的关注，而这种关注要很长一段时间才能慢慢消退。因此，当下一次企业出现危机事件的时候，管理者将不得不做同样的事，因为“又有胡言兴起”。想试图改善沟通，却苦于无法改善处境。

        九、总认为别人与自己一样知道事实。在有的时候，管理者知道事情的真相，同时，认为公众最终也会意识到这一点。漠视早已被证明的观点：自以为是只会造成损失，有时甚至会更严重。
        十、一味地做书面声明。仅仅通过书面声明进行沟通是十分容易的，因为这样，管理者就不必担心别人看了或听了声明后觉得自己愚蠢，而且言谈被错误引用的概率也非常小。当然，这种沟通是不会针对个人而言的，很多人会认为管理者害怕了，把自己给隐藏起来，不让别人看见。